В Канаде, ведение Книги Протоколов компании является законодательным требованием для всех компаний. Наша команда поможет Вам создать и постоянно обновлять корпоративные данные.
Что Такое Книга Протоколов?
Книга протоколов (eng. «Minute Book») представляет собой свод основных регистрационных, уставных и корпоративных документов компании. Данная книга содержит официальные сведения о компании и ее деятельности, а также отслеживает ее ключевые деловые решения. Как правило, сведения из этой Книги требуются при получении финансирования, привлечения инвестиций, оформление существенных транзакций, проведение аудита, корпоративных и юридических проверок, продажи бизнеса, и в других случаях. Документы, содержащиеся в Книге, обычно используются бухгалтерами, юристами, банками, инвесторами и другими заинтересованными сторонами.
Причины вести Книгу протоколов на постоянной основе:
- Правильное ведение корпоративных протоколов и резолюций помогает предотвратить множество спорных ситуаций, поскольку все решения и доли собственности четко задокументированы.
- Если Вы продаете свой бизнес или пытаетесь привлечь деньги от инвесторов, юристам и команде инвестора необходимо ознакомиться с корпоративными документами, чтобы принять информированное решение.
- Бухгалтерам, налоговым консультантам и федеральному налоговому агенству Канады может понадобиться ознокомиться с Вашими корпоративными данными.
Из Каких Документов Состоит Книга протоколов?
В Книге протоколов компании должны быть зафиксированы все основные корпоративные сведения и решения, влияющие на корпорацию, включая ее создание и запись о владении корпоративными правами. Ключевые изменения и обновления также следует вносить в книгу.
Вот несколько примеров документов, которые следует включить:
- Реєстраційні документи
- Уставные документы и их изменения
- Внутренние положения компании
- Корпоративные резолюции и протоколы заседаний
- Реестр акционеров, документы о передаче акций
- Сертификаты акций
- Акционерные соглашения
- Уведомления об общем собрании
- Уведомления об отставке должностных лиц
- Документы годовой отчетности
- Реестр лиц, имеющих контроль над компанией и др.
Индивидуальная разработка Книга протоколов
Достаточно часто Книги протоколов, предлагаемые интернет-порталами, которые предоставляют услуги по самостоятельной он-лайн регистрации компаний, не содержат полного набора документов, необходимых для соблюдения законодательства, или содержат документы, которые, наоборот, не нужны. Такие книги протоколов не всегда составлены качественно и главное — они не учитывают индивидуальных особенностей бизнеса. На первый взгляд, книги, приобретенные онлайн, могут временно сэкономить бюджет. Однако, в дальнейшем, Вам почти гарантированно понадобится дополнительная профессиональная консультация, чтобы правильно заполнить и адаптировать приобретенные проекты документов, и убедиться, что Ваша корпоративная документация соответствует Вашим бизнес-потребностям и нормам закона.
Мы разрабатываем документы для каждого заказа индивидуально. При заказе регистрационных услуг, для корпораций с простой структурой акционерного капитала и малым количеством учредителей мы предлагаем стандартный набор корпоративных документов и протоколов, отвечающий местными требованиям и легко адаптируемый согласно целям клиента.
Для компаний с более сложной и развитой структурой капитала и менеджмента, мы предлагаем более комплексный индивидуально разработанный набор документов, отвечающего конкретным бизнес-целям. В обоих случаях, наша команда создает документы «под ключ» учитывая индивидуальные аспекты клиентов. Это помогает уменьшить в будущем затраты на проверку, исправление, или создание новых документов, отсутствующих в книге, после самостоятельной регистрации.
Проверка и Исправление Книги Протоколов
Отсутствие в Книге протоколов полного и актуального набора документов может привести к административным взысканиям или иметь другие серьезные последствия для корпорации в процессе ее деятельности.
Наша команда может сделать проверку Вашей действующей Книги протоколов и определить какие из документов необходимо оформить, для того, чтобы корпорация была готова для проведения транзакции, взаимодействия с банками, инвесторами и другими заинтересованными сторонами. Этот процесс иногда предусматривает исправление части документов. К сожалению, в отдельных случаях, полная ректификация не всегда возможна. Ответ на вопрос — можно ли исправить документы из Книги протоколов, как правило, зависит от того, сколько времени прошло с момента первоначальной регистрации компании и какие транзакции произошли в этот период.
Если Вы нуждаетесь оформления Книги протоколов или обновления корпоратиних документов, Astrum Consulting готов помочь непосредственно или с привлечением наших партнеров.
