В Канаді, ведення Книги Протоколів компанії є законодавчою вимогою для всіх корпорацій. Наша команда допоможе Вам створити та постійно оновлювати корпоративні записи.
Що таке Книга Протоколів?
Книги протоколів (eng. «Minute Book») представляє собою звід основних реєстраційних, статутних та корпоративних документів і відомостей компанії. Дана Книга служить офіційним записом її діяльності та відстежує її ключові ділові рішення. Як правило, цю Книгу вимагають під час отримання фінансування, залучення інвестицій, оформлення суттєвих транзакцій, проведення аудиту, корпоративних та юридичних перевірок, продажу бізнесу, та в інших випадках. Документи, які містяться в Книгі, зазвичай перевіряються бухгалтерами, юристами, банками, інвесторами, та іншими зацікавленими сторонами.
Причини вести Книгу Протоколів на постійній основі:
- Добре дотриманий корпоративний протокол запобігає суперечкам, оскільки рішення та відсотки власності добре задокументовані
- Якщо ви продаєте свій бізнес або намагаєтеся залучити гроші від інвесторів, адвокат проводить хвилинний огляд книги для будь-якого потенційного покупця або інвестора
- Бухгалтерам корпорації та Агенції доходів Канади може знадобитися переглянути ваші корпоративні записи.
З Яких Документів Складається Книга Протоколів?
У Книзі повинні бути зафіксовані всі суттєві корпоративні відомості та рішення, що впливають на корпорацію, включаючи її створення та записи про володіння корпоративними правами. Ключові зміни та оновлення також слід вносити до книги.
Ось кілька прикладів документів, які слід включити:
- Реєстраційні документи
- Статутні документи та їхні зміни
- Внутрішні положення компанії
- Корпоративні резолюції та протоколи засідань
- Реєстр акціонерів, документи про передачу акцій
- Сертифікати акцій
- Акціонерні угоди
- Повідомлення про загальні збори
- Листи про відставку посадових осіб
- Документи річної звітності
- Реєстр осіб, які мають значний контроль над компанією та ін.
Індивідуальна Розробка Книга Протоколів
Досить часто Книги протоколів, пропоновані інтернет-порталами, які надають послуги із самостійної он-лайн реєстрації компаній, не містять повного набору документів, необхідних для дотримання законодавства, або містять документи, які, навпаки, не потрібні. Такі книги протоколів не завжди складені якісно і головне – вони не враховують індивідуальних особливостей бізнесу. На першій погляд, книги, придбані онлайн, можуть допогти тимчасово зекономити бюджет. Але, в подальшому, Вам майже гарантовано знадобиться окрема професійна консультація, щоб правильно заповнити та адаптувати придбані проекти документів, і переконатися, що Ваша корпоративна документація відповідає Вашим бізнес-потребам та нормам закону.
Ми розробляємо документи для кожного замовлення індивідуально. При замовленні реєстраційних послуг, для корпорацій із простою структурою акціонерного капіталу та малою кількістю засновників ми пропонуємо стандартний набір корпоративних документів і протоколів, який відповідає місцевими корпоративним вимогам. Для компаній із більш складною і розвинутою структурою капіталу та менеджменту, ми пропонуємо індивідуально розроблений набір документів, що відповідає конкретним бізнес-цілям. В обох випадках, наша команда створює документи «під ключ» враховуючи індивідуальні аспекти клієнтів. Це допомагає зменшити у майбутньому витрати на перегляд, виправлення, або створення нових документів, що були відсутні в книзі, після самостійної реєстрації.
Перевірка та Виправлення Книги Протоколів
Відсутність повного та актуального набору документів у Книзі протоколів може призвести до адміністративних стягнень або мати інші практичні наслідки для корпорації в процесі її діяльності.
Наша команда може зробити перевірку діючої Книги протоколів та визначити яких документів бракує, для того, щоб корпорація була готова для проведення транзакції, взаємодії з банками, інвесторами та іншими зацікавленими сторонами. Цей процес іноді передбачає виправлення частини документів. Нажаль, в окремих випадках, повна ректифікація не завжди є можливою. Чи можна виправити документи з Книги Протоколів, як правило, залежить від того, скільки часу минуло з моменту первісної реєстрації компанії та які транзакції відбулися у цей період.
Якщо Ви потребуєте оформлення Книги протоколів або оновлення корпоратиних документів, Astrum Consulting готовий допомогти безпосередньо або із залученням наших партнерів.
